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解决职场80%的沟通问题,你需要这些技巧

励志好文 lizhia 13浏览 0评论

人们总说沟通要高效简洁,很多人也会理所当然地认为它就是“少说几句、少写几行”。不过,如果真的这么简单,为什么很多人做不到呢?

从另一方面来讲,说到“简洁”时,“明了”才是我们不应忽视的高效沟通的关键——不但要说得少,还要说得直白易懂,说出主要信息,精准沟通。

也就是说,沟通时我们应该深思熟虑、精心设计,要用词准确、条理清晰,确保信息的接收者能够迅速抓住要点,避免误解和混淆。想要达到这种效果,就需要一定的技巧与练习了。今天我们就将围绕简洁沟通、精准沟通的几个误区与实践技巧,帮助大家能更好地解决那些与沟通有关的问题、更好地传达自己的观点。

与“简洁沟通”有关的那些误解

1.简洁不意味着简短

你可以写出一份1500字的备忘录,依然保持简洁。你也可以写出一份150字的备忘录,却显得空洞无物、漫无边际、拖沓冗长。

不要将简洁与字数混为一谈。简洁是指用词精炼。是最大化利用你的文字“空间”——关键在于密度,而非绝对长度。

2. 追求过度简洁可能会损害信息的完整性

有很多人因为信息太长而失去耐心,但是,有时候必要的细节反映了情况的复杂性。在这种情况下,过度追求简洁可能会损害信息的完整性和深度。

3.有些想法就是无法再简化了

当你试图将一个话题简化到超出其合理范围时,就有可能歪曲原意。如果你写了一份简短的备忘录,但遗漏了关键信,很有可能会导致误解,进而引发决策错误。

4.简洁是手段,而非目的

你的目标是实现有效沟通,因此你应该使用恰到好处的字数。

关键在于学会区分核心信息和辅助细节。核心信息是传达主要观点所必需的,而辅助细节则有助于增强理解,但并非总是必不可少的。在准备沟通内容时,首先要明确哪些是核心信息,然后围绕这些信息构建论点。对于辅助细节,可以根据受众的需要和沟通的情境来决定是否包含以及包含多少。

清晰沟通需要清晰的思路

清晰的思路是决定能否真正做到简明扼要的关键——

有时候,想要做有针对性地、简洁而精准的表达,这需要花点时间来理清自己的思路。哪怕想法杂乱无章,有时甚至表达的同时还要思考,但是我们对自己要有耐心。你可以尝试写下来——写作是一种强制的思考,它既能帮助你理清思路,同时又能激发新的、更好的想法。

如果你能践行以下原则,就能提高思考的效率和精准表达的能力:

01 弄清要点

“弄清要点”是一个多步骤的操作,你需要:

• 处理信息

• 理出头绪

• 分清主次

• 组织整理

• 精要表达

有时人们表达啰嗦,是因为跟着意识流,想到哪说到哪,信息没有主次之分,甚至没有逻辑——对方也不知道你最想强调的是什么——因为信息的权重相同。

想要快速完成以上所有步骤,往往取决于你对材料和话题的熟悉程度

现实中,有时可能需要连着开好几个会,准备时间有限,这时更重要的可能是让自己专注下来,会前整理一下思绪。即便只是短短几秒钟的准备,也能对接下来的会议产生积极影响。比如问问你自己:

• 开这次会你想实现什么目的?

• 最想分享出去的重点信息是什么?

• 你需要人们采取什么行动?

02 尽量用2~3句话陈述主要观点

如果只用1句话,你可能会因为想要找到“完美”的那句话而陷入分析瘫痪;如果是10句话,很容易变成长篇大论,失去控制。

用2~3句话,会迫使你陈述核心论点以及你对听众的期望。这两三句话不需要涵盖一切,而是预先框定对话的方向,为你和听众对话“争取时间”。

• 听众知道你要引领的方向,可以放松下来。

• 他们可以确认当前是否是进行对话的合适时机和场合。

• 他们也能更容易地专注于你随后分享的背景信息。

03 可以不按时间顺序解释事件

事情的经过的确是有先后顺序的。但这样解释事情并不一定是最好的方式。

当你先说出重点时,你会立刻显得更加专业、有策略且条理清晰。尽量简化背景,跳过每个步骤的详细描述(如果对方有疑问,你可以随时补充)。

• 错误的表达:“是这样的,因为发生了 A,然后接着发生了 B,知道之后我做了 C……噢对了,接着还发生了 D,不过它没这么重要,然后是E、F、G…”

• 正确的表达:“我想和你重点讨论一下D事件。然后我需要完成C。这里还有一些关于背景的简要说明A、B、E、F、G,如果需要,我可以详细解释。”

04 提醒自己缩短表达时间

大多数人一开始都抱着简明扼要的良好愿望。但在不知不觉中就开始滔滔不绝,扯得太远,最后失去重点。

这很常见。所以你要在沟通中时刻提醒自己:

• 这是你能做到的最简明扼要的解释吗?

• 这些背景、情境真的有必要解释吗?

• 你真正想说的是什么?你能直奔主题吗?

• 是不是要拉回重点内容了?

05 提高对形势的敏感度

滔滔不绝地说话会让人觉得你资历尚浅。想象一下你敬佩的管理者——他们说话时通常不匆不忙,会在话语间自然地停顿、呼吸。

当你侃侃而谈时,确实很难停下来,但要尽量给别人机会参与进来。

• 注意听众是否开始失去兴趣,不要忽视这些信号而继续自顾自地说。如果他们已经不听了,再说下去也只是白费口舌。

• 尽量多停顿,给对方回应的机会,同时也能判断对方是否跟上了你的思路节奏。

• 寻找一个自然的收尾点。你需要提前考虑如何优雅地结束你的表达,这样在过程中就可以朝着这个方向引导。这花不了什么时间,却能让你显得更有权威。

06 不要过于简洁

过于简洁也可能会带来问题。你可能会想,“太简洁也无妨,对方大不了直接向我提问就好。”

是,也不是。

关键信息应当主动提供,而无需等别人来问。

不要强迫他人费力地从你这里一点点挖掘基本信息,这样做既懒惰又不负责任。即使你解释得很好,人们仍然会有问题:一方面你的解释可能没有你想象中那么到位;另一方面,他们会提到一些你没有涉及的方面。当你主动涵盖基础信息时,实际上是在帮助他们提出更好、更深入的问题。

07 书面交流中,“要点在上,背景在下”

或许你疑惑的是:“如果A事件的细节真的很重要,怎样才能做到精准简要?难道我不应该分享这些细节吗?”

有时,背景和解释确实与你的核心结论同样重要。这就是建议使用“要点在上,背景在下”这种结构的原因。这其实是对商业界常说的BLUF(Bottom Line Up Front,结论先行/先结论后细节)的一种演变。

主动将要点与背景分开,能让读者首先迅速理解你的核心观点,然后再深入了解更多细节。

这样安排让读者有自主选择权,他们可以根据自己的需要决定阅读多少背景信息。

08 对于较长的口头交流,可使用一些“话语路标”

在书面交流中,读者可以按照自己的节奏快速浏览,重读需要再次理解的内容,并看到页面的整体结构,从而了解接下来的内容。然而,在口头交流中,听众会受限于你的语速和你逐句透露的信息。因此,预先为对话设立框架会非常有帮助——提前告诉听众你要带他们去哪里。

具体举例来说:

• “我们今天讨论的背景,是我们上周说到的XXX问题。然后,我试着解决了这些问题,那先来回顾一下我都做了些什么。”

• “最需要指出的是……”

• “首先,我将从全局的视角快速介绍三大变化,然后我将重点介绍产品内文案的具体变化,我相信这些变化会让体验更加直观。”

09 提供详细说明的选项

不要只说“有什么都可以问,我可以具体解释”。

这样一来,“问出好问题”的责任和可能性都交给了对方。作为负责人,其实你才是最了解问题的人,应该主动决定要分享哪些内容。你可以说:

“我可以进一步详细说明以下几个方面:比如,我考虑过的其他选项,包括(a)如果我们更在意并优化速度的话,一周内就能完成;(b)那些我认为不值得考虑的更便宜或更昂贵的方案;以及(c)展望未来几步,我预见的风险以及我计划如何规避这些风险。”

简明扼要的目的是让对方尽可能快速、轻松地理解内容。因此,仅仅做到简洁是不够的,还必须做到清晰、有说服力和连贯

通常,我们都更擅长识别他人的问题,自己发现问题难度更高。因此,不妨找值得依赖的同事或朋友一起练习。你可以尝试以越来越简洁的方式说出同一件事的不同版本。看看你能进步到什么程度。

 

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